Cobros automáticos

Para la tienda que vende a crédito: el restaurante que te compra cada semana, el hotel que paga a fin de mes. Las facturas pendientes y los presupuestos sin respuesta se recuerdan solos: cada mañana, el programa mira qué toca y avisa por correo (con la factura adjunta) o te deja en una lista para WhatsApp cada mensaje ya escrito. Y si tus clientes te pagan por domiciliación, haces con él las remesas SEPA: sus mandatos, el fichero para tu banco, el cobro de cada factura y las devoluciones.

31.1 · Encenderlo y los ajustes

No tiene coste: en Aplicaciones, la tarjeta Cobros automáticos, Activar. Encendido, sale en el menú como Cobros automáticos, al final de «Facturación». Lo usan el propietario y los administradores; los cajeros y los usuarios de consulta no lo ven.

Sus pestañas: Resumen, Para WhatsApp, Registro, Mandatos, Remesas, Ajustes y Ayuda. En Ajustes (y en su tarjeta de Aplicaciones) eliges:

• Por dónde avisar: Mandar los avisos por correo, con el mismo remitente que tus facturas y la factura en PDF adjunta, y Preparar los avisos para WhatsApp, una lista cada mañana con cada mensaje ya escrito. Si el cliente tiene correo y teléfono, cuál usar.
• Qué días salen: de lunes a viernes, de lunes a sábado o todos los días, a las 08:30 (hora de España).
• Cuándo: los días de las facturas respecto al vencimiento (de serie, «−3, 0, 7, 15, 30»: tres días antes, el día que vence y siete, quince y treinta días después) y los de los presupuestos desde que los enviaste («3, 7»), mientras no contesten.
• Añadir los intereses y los 40 € a los avisos vencidos de empresas (Ley 3/2004): apagado de serie. Encendido, el aviso de una factura vencida de un cliente empresa dice los intereses de demora calculados al día y los 40 € de costes de cobro. A un particular, nunca.
• Los textos de cada aviso, con su vista previa, para cambiarlos si quieres. Pulsa Guardar los ajustes.

Nunca salen dos avisos del mismo documento el mismo día, ni ninguno el día en que se emite la factura. Paran cuando la factura se cobra del todo o cuando el presupuesto se acepta, se rechaza, se anula o caduca.

31.2 · Cada mañana: el resumen y la lista para WhatsApp

Resumen: lo de hoy (lo que salió por correo y lo que queda por mandar por WhatsApp), las domiciliaciones (las facturas para remesar y los mandatos activos), cómo avisa y, debajo, los Próximos avisos: lo que saldrá cada día si nadie paga antes. Si a un cliente le toca un aviso y no tiene ni correo ni teléfono, sale en Clientes a los que no se puede avisar, con Completar la ficha.

Para WhatsApp: cada aviso de hoy, ya escrito. Pulsa Abrir WhatsApp con el mensaje: se abre WhatsApp con el mensaje, lo envías tú y queda apuntado como mandado. Lo que no se mande hoy se vuelve a preparar mañana.

El Registro guarda cada aviso que sale, con el día, el canal, el paso y el texto. En la ficha de una factura, Pausar los avisos los para solo para ella; en la ficha de un cliente, No mandarle recordatorios lo deja sin ninguno. Cuando apuntas el cobro de una factura (§14.3), sus avisos paran solos.

31.3 · Guía: que tus facturas vencidas se reclamen solas

1. Enciende la aplicación en Aplicaciones → Cobros automáticos.
2. En Cobros automáticos → Ajustes, marca por dónde avisar (correo, WhatsApp o los dos) y, si el cliente tiene los dos, cuál prefieres.
3. Revisa los días: de serie, «−3, 0, 7, 15, 30». Debajo ves cómo se leen.
4. Si vendes a empresas y quieres, enciende la Ley 3/2004: sus avisos vencidos dirán los intereses y los 40 €.
5. Repasa los textos con su vista previa y pulsa Guardar los ajustes.
6. Comprueba que tus clientes tienen correo o teléfono en su ficha (§13): Clientes a los que no se puede avisar, en el Resumen, te dice a quién le falta.
7. Mira los Próximos avisos. Si algo no debe salir, pausa esa factura o marca a ese cliente «sin recordatorios».
8. Cada mañana, abre Para WhatsApp y pulsa el botón de cada aviso. Lo de correo ya habrá salido solo.

31.4 · Remesas SEPA: los mandatos y las remesas

Para cobrar por domiciliación, tu banco te da de alta como acreedor de adeudos directos (el servicio de «remesas» o «cuaderno 19»). En Ajustes → Remesas SEPA: tus datos de acreedor, revisa el Identificador de acreedor (el programa lo calcula de tu NIF) y la cuenta en la que cobras, la de tu perfil fiscal (§2.1).

El mandato es la autorización firmada de tu cliente para cargarle en su cuenta. Mandatos → + Nuevo mandato: el cliente, el titular de la cuenta, su IBAN, el esquema (Básico (CORE), o Entre empresas (B2B)) y el tipo de pago (Pago recurrente o Pago único). Guardar el mandato. En su ficha, Descargar el mandato para firmar; cuando te lo devuelva firmado, sube la copia con su fecha de firma. Sin fecha de firma no se le puede cargar nada.

La factura de un cliente con mandato sale con la forma de pago Domiciliación bancaria y la línea «Se cargará en tu cuenta»: así sabe cuándo y cuánto se le va a cargar.

Remesas → + Nueva remesa: la Fecha de cargo y, por cliente, sus facturas domiciliadas pendientes, ya marcadas. Debajo, las que dicen «domiciliación» pero no pueden ir porque su cliente no tiene un mandato que se pueda usar, con Dar de alta el mandato. Pulsa Hacer la remesa.

En su ficha, Bajar el fichero para el banco, y súbelo a tu banca en línea, en adeudos directos. Cuando el banco la cobre, El banco la ha cobrado: cada factura queda cobrada con la fecha del cargo. Si el banco te devuelve un cargo, El banco lo ha devuelto en ese adeudo, con su motivo y su fecha: la factura vuelve a estar pendiente y sus avisos se reanudan.

Tu cliente puede pedir a su banco la devolución de un cargo autorizado durante 8 semanas, y la de uno no autorizado hasta 13 meses. En el esquema B2B no hay devolución de un cargo autorizado.

31.5 · Guía: cobrar las cuotas del mes por remesa

1. Pide a tu banco el servicio de adeudos directos SEPA. Te confirmará tu identificador de acreedor.
2. En Cobros automáticos → Ajustes → Remesas SEPA, revisa el identificador y la cuenta en la que cobras. Guardar los datos de acreedor.
3. Para cada cliente que te paga por domiciliación, Mandatos → + Nuevo mandato. Descarga el PDF, que lo firme y sube la copia firmada con su fecha de firma.
4. Haz las facturas del mes (§14.1): las de los clientes con mandato salen con «Domiciliación bancaria».
5. Remesas → + Nueva remesa: la fecha de cargo (un día hábil para los bancos, con margen para subir el fichero) y sus facturas. Hacer la remesa y Bajar el fichero para el banco. Súbelo a tu banca en línea.
6. Cuando el banco la cobre, El banco la ha cobrado.
7. Si el banco devuelve algún cargo, El banco lo ha devuelto en ese adeudo, con su motivo: la factura vuelve a estar pendiente y puedes ponerla en la remesa siguiente.